Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Publicado por Rodrigo Lopes Batista

1 de Maio de 2015

O problema

Empresas com muitos departamentos que mantém informações de inúmeros clientes, funcionários, fornecedores, produtos, serviços ou processos podem gerar e ter que manter milhões de documentos em grandes arquivos. E a separação e catalogação de documentos que além de limitada por data, tipo e destinatário, por exemplo, é uma tarefa que demanda muito tempo. Além disso, a contratação de dependências adicionais que sejam seguras e confiáveis para armazenamento de documentos aumentam os custos de manutenção dos arquivos

O desafio

Acabar com os armários de escritórios abarrotados de papelada, reduzir os custos de manutenção de documentos, eliminar de vez o risco de deteriorização de documentos, melhorar a disponibilização da informação e agilizar o acesso aos documentos

A solução

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) surge nesse contexto como uma solução de Tecnologia da Informação (TI) para o problema de manutenção de grandes arquivos, permitindo a conversão de grandes bibliotecas físicas em um acervo digital e realizando a gestão de documentos pelo computador. O propósito não é apenas a guarda de papel que não se usa mais (arquivo morto), mas a substituição do arquivo físico de uma empresa por versões digitais do mesmo e acesso rápido e confiável aos documentos

Vantagens

  • Redução de impressões contribuindo para a preservação do meio ambiente
  • Economia de recursos disponíveis que são finitos provê sustentabilidade para as organizações
  • Documentos físicos são dispensados com o uso de autenticação digital via cartório ou tokens
  • Liberação do espaço ocupado, que poderia reprensentar alto custo por metro quadrado
  • Redução dos custos de manutenção de grandes arquivos
  • Automatização provê minimização de recursos humanos no processo de recuperação de informações
  • Digitalização é uma medida de segurança
  • Emprego de política de privacidade por meio de mecanismos de acesso com segurança
  • Otimização de tempo e dinheiro devido à maior agilidade e facilidade na localização de documentos
  • Melhora na produtividade devido à menor sobrecarga na tramitação de documentos

Preocupações

  • Consistência dos dados
  • Segurança da informação

Referências bibliográficas

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
1
Maio
2015

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Publicado por Rodrigo Lopes Batista

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